Freezone-Firma in Dubai gründen: Zonenwahl und Ablauf

Über 30 Free Zones stehen in Dubai zur Wahl, weitere in den übrigen Emiraten. Sie unterscheiden sich in Gebühren, zugelassenen Tätigkeiten, Büromodellen und Visa-Kontingenten. Die Zone ist deshalb keine Formalie, sondern eine Entscheidung mit Folgen für Jahre.

Was eine Free Zone auszeichnet

• 100 % ausländisches Eigentum ohne lokalen Partner
• Kein Mindestkapital in den meisten Zonen
• Schnelle Verfahren – die Lizenz ist häufig in wenigen Werktagen ausgestellt
• Eigene Behörde – Register, Visa und Immigration laufen über die Zone selbst
• 0 % Körperschaftsteuer möglich, wenn die Voraussetzungen einer Qualifying Free Zone Person erfüllt sind

Zonen und ihre Schwerpunkte

Der Ablauf in sechs Schritten

1. Aktivität festlegen und prüfen, welche Zonen sie führen
2. Firmennamen reservieren – in der Regel 24 bis 48 Stunden
3. Unterlagen einreichen – Pass, Wohnsitznachweis, gegebenenfalls Apostille
4. Büromodell wählen – Flexi-Desk, Shared Office oder eigene Fläche, je nach Visa-Bedarf
5. Lizenz und Establishment Card erhalten
6. Visum, Emirates ID und Konto – in dieser Reihenfolge, sie bauen aufeinander auf

Fünf bis zehn Werktage sind realistisch, wenn die Unterlagen vollständig sind. Der Engpass liegt fast nie bei der Zone, sondern bei Beglaubigungen und beim Bankgespräch.

Welche Unterlagen die Zone verlangt

Die Anforderungen sind über die Zonen hinweg ähnlich, unterscheiden sich aber im Detail. Wer sie vorab vollständig zusammenstellt, verkürzt das Verfahren erheblich.

• Farbige Passkopie aller Gesellschafter, mit Visastempel der letzten Einreise
• Wohnsitznachweis aus dem Heimatland, meist nicht älter als drei Monate
• Bei Gesellschaften als Gesellschafter: Registerauszug, Satzung und Gesellschafterbeschluss, jeweils mit Apostille und beglaubigter Übersetzung
• Kurzes Firmenprofil oder Lebenslauf, in einigen Zonen verpflichtend
• Angabe der gewünschten Aktivitäten aus dem Katalog der Zone

Die Büromodelle im Vergleich

• Flexi-Desk: günstigste Variante, meist ein Arbeitsplatz auf Stundenbasis, Visa-Kontingent klein
• Shared Office: fester Platz in einem Gemeinschaftsbüro, mehr Visa möglich
• Eigenes Büro: volle Fläche, höchstes Kontingent, deutlich höhere Kosten

Das Büromodell ist der Hebel, über den die Zone die Visa steuert. Wer heute ein Visum braucht und in zwei Jahren vier, sollte das beim ersten Vertrag mitdenken – ein Wechsel mitten im Jahr ist möglich, kostet aber Aufpreis.

Die Grenzen, die Sie einplanen sollten

• Kein direkter Verkauf auf dem Mainland – dafür braucht es einen Distributor oder eine zusätzliche Struktur
• 0 % ist an Bedingungen geknüpft – angemessene Substanz, qualifizierende Einkünfte, Transfer-Pricing-Dokumentation
• Registrierungspflicht besteht immer – auch bei 0 % sind Anmeldung und Steuererklärung fällig
• Zonenwechsel ist teuer – in der Praxis eine Neugründung mit neuer Lizenznummer

Was den QFZP-Status ausmacht

Die null Prozent gelten nicht automatisch für jede Free-Zone-Gesellschaft. Voraussetzung ist der Status als Qualifying Free Zone Person, und der verlangt mehr als eine Adresse in der Zone.

• Angemessene Substanz vor Ort: Personal, Räume, tatsächlich dort ausgeübte Kernfunktionen
• Qualifizierende Einkünfte im Sinne der einschlägigen Kabinettsbeschlüsse
• Einhaltung der Verrechnungspreisregeln samt Dokumentation
• Keine Überschreitung der Grenzen für nicht qualifizierende Einkünfte

Wer den Status verliert, wird für die laufende und mehrere folgende Steuerperioden regulär besteuert. Das macht die Prüfung zu einer Frage, die vor die Gründung gehört und nicht hinter den ersten Jahresabschluss.

Nach der Gründung: was sofort ansteht

Mit der Lizenz beginnt nicht das Ende, sondern der laufende Betrieb. Drei Punkte sind unmittelbar zu erledigen und werden am häufigsten aufgeschoben.

• Registrierung zur Körperschaftsteuer binnen drei Monaten – die Frist läuft ab Gründung, nicht ab erstem Umsatz
• Aufbau der Buchhaltung ab dem ersten Beleg, unabhängig vom Steuersatz
• Prüfung der Mehrwertsteuerpflicht, sobald sich AED 375.000 Jahresumsatz abzeichnen

Wer diese drei Punkte im ersten Monat aufsetzt, hat den Rest des Jahres Ruhe. Wer sie liegen lässt, zahlt im ungünstigen Fall AED 10.000 allein für die versäumte Registrierung.

Worauf wir bei der Zonenwahl achten

Der günstigste Paketpreis ist selten der beste Rat. Entscheidend sind drei Dinge, die im Angebot meist nicht stehen: ob die Zone Ihre Aktivität sauber führt, wie Banken die Zone einordnen, und wie flexibel das Büromodell mitwächst.

Gerade der Bankpunkt wird unterschätzt. Zonen mit gemischtem Ruf führen regelmäßig zu längeren Prüfungen bei der Kontoeröffnung. Ein paar tausend Dirham Ersparnis bei der Lizenz stehen dann Wochen ohne Konto gegenüber – und in dieser Zeit kann die Gesellschaft nicht arbeiten.

Unser Rat: Fragen Sie vor der Wahl, mit welchen Banken die Zone regelmäßig zusammenarbeitet. Eine Zone, die darauf keine Antwort hat, ist ein Warnsignal.

Vor der Zonenwahl klären

• Verkaufen Sie international oder auch an Kunden in den VAE?
• Wie viele Visa brauchen Sie im ersten und im dritten Jahr?
• Streben Sie den QFZP-Status an – und können Sie die Substanz dafür aufbauen?
• Welche Bank soll das Konto führen, und wie steht sie zu dieser Zone?
• Was kostet die Verlängerung ab Jahr zwei?

Eine Gegenüberstellung der Strukturen samt Kosten finden Sie unter Free Zone, Mainland oder Offshore im Vergleich.